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ACTUALITÉS Comment l'onboarding peut améliorer votre processus de recrutement ?

Comment l'onboarding peut améliorer votre processus de recrutement ?

Anglicisme RH signifiant embarquement, l’onboarding démarre au moment où l’employeur confirme l’offre d’embauche au candidat jusqu’à la prise totale de son poste. Outil du processus de recrutement, il se décline en une série d’actions structurées à mettre en place avant et pendant l’intégration. L’objectif est de fidéliser les talents précieux pour l’entreprise.

La phase d’accueil et d’intégration au sein de son équipe et de l’entreprise fait partie du cycle de vie des collaborateurs. Les ressources humaines et les managers opérationnels ont une forte implication dans les phases de la réussite de la période d’essai.

Les trois étapes de l’intégration

Elle se découpe en trois grandes étapes :

  1. le pré-boarding ;
  2. l’accueil dans l’entreprise ;
  3. la montée en compétences.

Chaque phase inclut différents jalons dans le parcours d’intégration. Une démarche structurée contribue à l’adaptation de la recrue à son poste.

Les avantages d’un onboarding réussi

La fidélisation du salarié reste un enjeu à plusieurs niveaux. Une intégration réussie est bénéfique :

  • pour les ressources humaines : réduction du coût lié au turnover pendant la période d’essai et gain de temps à ne pas recommencer le processus de recrutement ;
  • pour le collaborateur : montée en compétences rapide et sentiment d’appartenance à l’entreprise ;
  • pour l’organisation : retour sur investissement et image positive de la marque employeur.
onboarding process recrutement en petite équipe

Proposer un programme de pré-boarding avant l’accueil du salarié

Un programme de pré-boarding s’instaure entre l’acceptation de l’offre d’emploi et la première journée dans l’entreprise. L’objectif est de cimenter la relation avant même l’arrivée du l’employé. C’est un rempart face au phénomène de ghosting (les salariés qui ne se présentent pas le premier jour). C’est aussi pertinent afin de retenir les talents et les profils pénuriques, et toute population volatile.

Le pré-onboarding se traduit par exemple par une séquence email déclinant les informations suivantes :

  • les aspects administratifs ;
  • le programme détaillé de l’intégration ;
  • l’invitation aux évènements de l’entreprise ;
  • la connexion aux plateformes de messagerie collaboratives ;
  • l’accès aux contenus et formations en lien avec la découverte de l’entreprise et du poste.

C’est l’opportunité de répondre aux attentes en termes de QVT (qualité de vie au travail) et d’informer sur les engagements RSE de l’organisation. La démarche libère du temps lors du jour 1.

Planifier les jalons du plan d’intégration du collaborateur

L’accompagnement dure pendant les six premiers mois avec des rendez-vous planifiés à l’avance. Chaque entretien (hebdomadaire, mensuel, trimestriel) se conclut par un feedback structuré.

onboarding process recrutement en équipe

Encadrer le premier jour en entreprise de l’employé

Les éléments incontournables sont :

  • la visite des lieux ;
  • la rencontre avec les collaborateurs ;
  • des échanges avec les managers sur les missions à prendre en charge ;
  • le déjeuner d’équipe ;
  • la remise du matériel informatique, d’un pack de bienvenue et la documentation utile.

Afin de se familiariser avec l’environnement de travail, lui attribuer un mentor l’aide à tisser son réseau social et professionnel.

Accompagner la montée en compétences du salarié

Pendant les premières semaines, des points hebdomadaires nouent la relation. L’échange aide à corriger le parcours d’intégration. Le rapport d’étonnement est un outil à utiliser.

La période d’essai sert à assurer la productivité de la recrue. Optimiser la formation et la montée en compétences permet de l’impliquer, de la responsabiliser et donc de la fidéliser.

Offrir une image positive de la marque employeur

Une bonne intégration fait des employés de bons ambassadeurs de la marque employeur pour les recrutements à venir. Le collaborateur donne un feedback positif de son incorporation, constituant un argument majeur lors de cooptation.

La communication sur le parcours d’onboarding est aussi un choix éditorial dans la communication sur les réseaux sociaux et la stratégie de inbound recruiting.

Optimiser le processus d’onboarding grâce aux outils

L’automatisation est un atout pour libérer les équipes RH des tâches administratives. Deux solutions réduisent le coût d’intégration :

  • le logiciel d’onboarding à personnaliser ;
  • les outils RPA (robot process automation). 

Puissant levier de conversion d’un collaborateur, un onboarding réussi fait entrer tous les acteurs dans un cercle vertueux. La démarche exige structure et implication des équipes internes. Le succès d’un parcours d’intégration fait grandir les talents et par conséquent l’entreprise.

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