Optimiser le processus de recrutement pour gagner en efficacité et mieux recruter
Bien recruter, c’est aussi savoir bien s’organiser, et surtout s’organiser bien. C’est là toute la subtilité lorsque l’on conçoit une méthode de travail, un “process”. Il s’agit d’injecter suffisamment d’intelligence pour réduire la quantité de tâches tout en continuant de couvrir l’intégralité des cas de figures. Vous trouverez en fin d’article quelques exemples concrets d’optimisation pour gagner en efficacité dans vos recrutements.
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Élaborer et appliquer une méthode commune
On pourrait utiliser l’exemple suivant pour illustrer la création d’un “process” :
➔ Dans l’exemple ci-dessus, il est évident que tous les acteurs concernés par le process doivent être informés des différentes modalités : emplacement pour le dépôt, contraintes techniques (le format PDF en l’occurrence), échéance périodique ; au travers d’un document de référence (voir plus bas).
Il suffit de peu de choses pour enrayer un tel fonctionnement et, au final, perdre un temps précieux, malgré l’application d’une méthode prédéterminée. Au-delà de la discipline requise, il faudra aussi de l’entraînement sur une certaine période pour permettre à tous les collaborateurs concernés d’intégrer ces nouveaux réflexes à leur quotidien professionnel.
Créer un/des document(s) de référence
Après avoir identifié les différents domaines d’application, il sera essentiel de documenter l’ensemble des méthodes en exercice dans votre structure. Ces documents serviront de référence pour les salariés, et de base d’apprentissage pour les nouvelles embauches. On pourra par exemple les fournir lors du recrutement au cours de la phase d’onboarding.
Clarté et précision sont les 2 éléments principaux essentiels pour réussir cette étape. On pourra regrouper les différentes méthodes par thème : recrutement, commerce, comptabilité, ressources humaines, etc.
Si vous n’avez pas de service dédié pour l’édition de documents internes, n’importe quel traitement de texte ou éditeur de présentation fera l’affaire.
Applications concrètes pour optimiser vos recrutements
Tenir un carnet de bord pour le/les projet(s) de recrutement en cours
À l’aide de tableurs partagés (via Sharepoint ou Google Sheets par exemple), vous pouvez tenir un carnet de bord pour chacun de vos recrutements ouverts, classés par postes, clients, le mois en cours, etc ; les possibilités sont vastes.
En tirant profit de la fonctionnalité “feuilles” du tableur par exemple, vous pouvez regrouper l’ensemble des informations de suivi de plusieurs recrutement/collaborateurs dans un même document, vous permettant de toujours savoir où vous en êtes, même lorsque vous travaillez en équipe.
On pourra aussi ici créer et afficher des indicateurs quantitatifs et éventuellement qualitatifs pour les besoins de pilotage.
Exemple : Tous les jours à 17h, le tableau de suivi renseigné par les différents collaborateurs est définitif pour la journée de travail en cours, permettant au manager de préparer le point journalier du lendemain matin.
Une approche rigoureuse de l’interview candidat pour davantage de lisibilité
Statuer sur un recrutement peut s’avérer particulièrement difficile, notamment lorsque les candidats sont vus par différents recruteurs et que ces derniers n’ont pas mis au point et validé une méthode commune de recrutement en amont des entretiens d’embauche.
Pour plus de lisibilité dans vos recrutements, une approche méthodique de l’entretien d’embauche est fortement encouragée. Elle permettra aux différents professionnels du recrutement de faire plus facilement des choix avisés par rapport à un panel de candidats, en éliminant les incohérences comparatives liées aux différences environnementales et de contenu desdits entretiens.
Exemple : Contenu, lieu du rendez-vous, ton utilisé, questions, etc.
Une méthodologie de recrutement au service de votre marque employeur
Il est essentiel de soigner votre marque employeur. En portant une attention particulière aux petits détails (mail de refus systématique, prise de contact rapide, accueil de qualité pour les entretiens, présentation de l’entreprise, etc.), vous maintenez auprès des candidats une bonne image de votre société.
La méthode PIOCHE pour recruter plus efficacement
Les recruteurs professionnels sont régulièrement amenés à parcourir diverses cvthèques en ligne afin de sourcer pour les différents postes ouverts et c’est une tâche qui peut fortement varier en efficacité selon l’approche de chacun.
En appliquant la méthode PIOCHE, vous anticipez votre sourcing sur la base des critères connus et propres à chaque recrutement, l’objectif étant de gagner en temps et en qualité.
Cas pratique : Je cherche à recruter 5 techniciens informatiques pour une société de dépannage à domicile. En me basant sur mon expérience et mon savoir, j’oriente mes choix à partir d’informations de départ :
- J’ai un besoin important en matière de volume.
- Je cherche des profils avec une qualification bac +2 minimum.
- L’intitulé du poste fait écho à une sensibilité technologique.
- Les candidats doivent posséder un permis B en cours de validité.
En raison du besoin en volume, je vais immédiatement intégrer les “majors” à la liste de cvthèque à parcourir, car c’est à priori là qu’il y aura le plus de matière.
Sur la base des prérequis universitaires (bac +2), je vais exclure de ma pioche les cvthèques spécialisées pour des profils incompatibles avec les exigences techniques de mon recrutement.
Je porte une attention toute particulière aux cvthèques spécialisées dans les métiers associés aux technologies informatiques.
D’expérience, je connais la “redondance candidat” moyenne entre les différentes cvthèques sur lesquelles je suis susceptible d’aller piocher.
Bonus : ChatGPT pour vous aider à synthétiser une méthode existante
Nous avons présenté ChatGPT et ses possibles utilisations dans le domaine des ressources humaines lors d’un précédent article : MIEUX RECRUTER AVEC L’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE (IA) Pour rappel, ChatGPT est une intelligence artificielle conversationnelle, qu’il est possible de solliciter gratuitement et à volonté pour répondre à nos questions.
Ici, il suffit de demander à l’IA de synthétiser la description de votre méthode avec des injonctions simples et un soupçon de contexte :
Demande : Résume la méthode en listant les différentes étapes.
Contextualisation : Tu dois répondre comme un professionnel de la méthodologie d’entreprise.
Ici entre guillemets, la méthode existante sous forme narrative. ⬇️
Résultat brut :
1. Réception des factures : Les directeurs d’agence reçoivent les factures.
2. Dépôt des factures : Les directeurs d’agence ont pour consigne de déposer les factures sur un dossier réseau de l’entreprise avant le 28 de chaque mois.
3. Collecte des documents : Juliette, en tant que responsable des factures, récupère les différents documents au format PDF.
4. Stockage sécurisé : Juliette procède au stockage des fichiers PDF sur un disque dur sécurisé qui est rangé dans son bureau.
5. Suppression des fichiers du réseau : Une fois que Juliette a récupéré et stocké les fichiers, elle supprime les fichiers du réseau pour assurer la confidentialité et éviter les doublons.
