Les logiciels utilisés par un cabinet de recrutement
Les cabinets de recrutement utilisent divers outils dans leur processus d’identification et de sélection de candidats pour leurs clients. Comment opèrent-ils ? Pourquoi un consultant a-t-il tout intérêt à recourir à un logiciel pour cabinet de recrutement ? Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est un ATS, quels sont ses avantages et comment ça marche.
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Qu'est-ce qu'un logiciel pour cabinet de recrutement ?
Le métier de recruteur s’adapte aux méthodes de travail, à la digitalisation et à l’immédiateté croissante dans le monde de l’entreprise. Les logiciels de recrutement contribuent grandement à cette évolution pour plus de performance. On parle actuellement d’ATS, Applicant Tracking System.
L'ATS, Applicant Tracking System, un outil informatique en vogue pour les recruteurs
Cette solution informatique pour cabinet de recrutement gère les candidatures. Souvent appelé simplement logiciel de recrutement, l’ATS concentre de nombreuses tâches à réaliser par les consultants. Le logiciel comporte beaucoup de fonctionnalités automatisées et dématérialisées. Il constitue un avantage considérable pour les recruteurs qui s’en servent comme pour leurs entreprises clientes.
Les fonctionnalités d'un logiciel ATS pour cabinet de recrutement
Avec un logiciel pour cabinet de recrutement, le consultant peut :
- diffuser les offres d’emploi sur les jobboards
- automatiser en partie les recherches et le sourcing
- gérer toutes les candidatures pour chaque client avec une traçabilité et un suivi digitalisé
- analyser les curriculum vitæ et les profils des candidats
- programmer et suivre les entretiens, en vidéo ou physiques
- disposer de statistiques et suivre les relations et missions avec ses clients
Les types de logiciel pour cabinet de recrutement et chasseur de têtes
Certains cabinets de recrutement préfèrent un logiciel installé sur le serveur de l’entreprise. Mais la plupart s’orientent de plus en plus vers des solutions en mode Saas (Software as a service). Il s’agit alors de « logiciels en tant que service », solutions hébergées sur le cloud et exploitée par un tiers, le fournisseur du service. L’un des atouts réside dans la possibilité de les utiliser de n’importe où, sous réserve de disposer d’une connexion internet.
Quels sont les avantages des logiciels adaptés au recrutement ?
Ce type de logiciel pour cabinet de recrutement présente de réels atouts pour les consultants et les entreprises clientes. Avantage concurrentiel pour dénicher et clore rapidement un recrutement, les cabinets qui s’en servent gagnent en temps et en efficacité.
Plus d'efficacité dans la recherche de candidats avec un outil comme un ATS
L’outil simplifie le travail du recruteur. Il permet de coordonner toutes les étapes que comporte une mission de recrutement et d’automatiser certaines tâches comme les recherches des candidats sur internet. Le consultant se concentre sur l’analyse des données obtenues, des profils et des CV.
Raccourcissement des délais et de la distance par des outils vidéo
Avec un logiciel pour cabinet de recrutement, le processus de recherche de candidats et le temps global de la mission se raccourcissent. Prenons juste l’exemple d’une solution vidéo pour attirer les talents et parvenir à les recruter même à l’autre bout de la France.
Aujourd’hui, les candidats adressent souvent au cabinet une vidéo dans laquelle ils répondent à des questions ciblées. Ce complément à la candidature intervient bien avant la détermination de la short-list. Les entretiens se mènent ensuite par visioconférence y compris avec l’entreprise. Vous accédez à des talents qui n’hésitent plus à candidater à cause de la distance.
Gestion simple de la multidiffusion des offres d'emploi
Le recruteur crée l’offre d’emploi une seule fois sur l’application informatique. La diffusion multisupport s’effectue ensuite automatiquement sur les jobboards gratuits ou payants, selon les critères décidés par le cabinet. C’est l’un des avantages techniques les plus importants.
Comment fonctionne un logiciel de recrutement ?
Un logiciel pour cabinet de recrutement présente généralement plusieurs fonctionnalités pour la gestion tant de la relation client que de la recherche des meilleurs candidats ainsi que le suivi des missions.
Gestion de la relation client : la fonction CRM du logiciel de recrutement
Un CRM (customer relationship management) gère la relation entre le cabinet et ses clients ou prospects. L’agence de recrutement peut importer des données dans sa base informatique, classer et qualifier les entreprises y compris au stade de prospect. Elle enregistre les missions et les profils recherchés.
Sourcing des candidats : une étape fondamentale pour recruter
Même les chasseurs de têtes trouvent des fonctionnalités intéressantes dans un logiciel pour cabinet de recrutement. La plupart des ATS ou CRM permettent de cibler les entreprises afin d’y chasser les talents correspondant aux profils souhaités. Ils autorisent aussi l’intégration automatique des données des réseaux sociaux comme LinkedIn ou l’Apec. Avec leur moteur de recherche évolué, grâce à un champ sémantique adéquat, le recruteur retrouve les candidats grâce à ces outils.
Sélection et suivi des candidatures par le cabinet de recrutement
Le logiciel sert aussi à qualifier les candidatures issues des offres d’emploi. Il permet de suivre et d’organiser les entretiens avec les candidats ainsi que de les localiser géographiquement. Cet outil informatique dédié à la gestion des embauches autorise également à croiser les informations en retrouvant les éventuels entretiens précédents avec le candidat.
Suivi du dossier client jusqu'à la fin de la mission de recrutement
Le processus complet d’un ATS comprend la gestion du suivi client. Des rapports d’avancement permettent au cabinet de recrutement de reporter à l’entreprise qui lui confie des missions. Souvent, l’outil comporte une plateforme à laquelle le client accède. La communication est simple, tracée et digitalisée. Enfin, ces logiciels effectuent des prestations administratives comme la gestion de la facturation.